С 1 сентября 2026 года электронный документооборот стал обязательным для ряда перевозочных и экспедиторских документов. Участникам перевозок теперь необходимо оформлять их в электронном виде и передавать сведения в государственную систему ГИС ЭПД.
При этом компании и предприниматели не работают непосредственно в интерфейсе ГИС ЭПД. Документы создают и подписывают через сервисы аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают обмен данными с государственной системой.
Что такое ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она действует с 2022 года, а ее оператором является Минтранс России.
В системе аккумулируются сведения об электронных перевозочных документах. ГИС ЭПД обеспечивает их обработку и хранение, а также предоставляет необходимые данные государственным органам.
Для бизнеса схема работы выглядит так: участник перевозки создает и подписывает документ в сервисе своего оператора ИС ЭПД, после чего оператор обеспечивает передачу сведений в ГИС ЭПД.
Напрямую подключаться к государственной системе грузоотправителю, перевозчику или грузополучателю не требуется.
Кому нужно работать с ГИС ЭПД
Требования затрагивают компании и ИП, участвующих в перевозке грузов и оформлении документов, которые должны составляться электронно.
При автомобильной перевозке это прежде всего:
- грузоотправители;
- перевозчики;
- грузополучатели;
- экспедиторы;
- другие участники, которые должны заполнять или подписывать сведения в перевозочных документах.
Требования не зависят от отрасли компании. Например, электронная транспортная накладная нужна не только транспортной организации. Ее оформляют участники коммерческой перевозки груза, когда между сторонами заключается договор перевозки.
Есть и исключения. Если организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не требуется. Кроме того, нормативными актами Минтранса предусмотрены отдельные случаи, когда документы допускается оформлять на бумаге.
Какие документы передаются в ГИС ЭПД
С 1 сентября 2026 года в обязательный электронный формат переведены:
- транспортная накладная при автомобильной перевозке;
- заказ или заявка на автомобильную перевозку;
- транспортная железнодорожная накладная;
- грузовая накладная при воздушной перевозке;
- экспедиторские документы.
Документы, оформленные электронно, передаются в ГИС ЭПД через оператора ИС ЭПД.
Электронный путевой лист также может передаваться в систему, однако его электронная форма не стала обязательной для всех с 1 сентября 2026 года. По общему правилу путевой лист можно продолжать оформлять на бумаге. Если организация использует электронный путевой лист, сведения из него направляются в ГИС ЭПД.
Что потребуется для работы
Первый шаг — выбрать оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса и заключить соглашение об электронном документообороте. Именно через сервис такого оператора сотрудники будут создавать, получать и подписывать документы.
Далее компании необходимо определить, кто участвует в оформлении перевозки и какие действия выполняет каждый сотрудник. Это могут быть диспетчеры, логисты, бухгалтеры, водители и другие ответственные лица.
Для подписания документов используются предусмотренные законодательством виды электронной подписи. Если документ от имени организации подписывает представитель, его полномочия в необходимых случаях подтверждаются доверенностью, в том числе машиночитаемой.
Также потребуется настроить доступ сотрудников к сервису оператора и заранее проверить рабочий сценарий с контрагентами.
Как происходит работа с электронными перевозочными документами
Конкретный интерфейс зависит от выбранного оператора, но общая схема одинакова.
- Ответственный участник создает электронный перевозочный документ в сервисе оператора ИС ЭПД или в учетной системе, интегрированной с ним.
- Стороны перевозки последовательно заполняют необходимые сведения и подписывают свои части документа.
- Оператор передает сведения в ГИС ЭПД и обеспечивает обмен документом между участниками.
- По мере выполнения перевозки в документ вносятся новые сведения и подписи.
- После завершения всех этапов электронный документ хранится в системе и остается доступен участникам в соответствии с возможностями используемого сервиса.
У разных участников перевозки могут быть разные операторы ИС ЭПД. Это не мешает обмену: аккредитованные операторы взаимодействуют между собой.
Ответственность за достоверность сведений в конкретной части электронного документа несет лицо, которое ее подписывает. Поэтому при настройке процесса нужно не только выдать сотрудникам доступ, но и четко распределить обязанности.
Что нужно водителю
Водитель также участвует в электронном документообороте. Для него оператор может предоставить мобильное приложение или другой инструмент для получения и подписания необходимых сведений.
При проверке на дороге электронный перевозочный документ можно предъявить в установленном формате. Для проверки данных также используется QR-код, сформированный на основании сведений из ГИС ЭПД.
Даже если мобильная связь на участке дороги нестабильна, сам по себе этот факт не отменяет возможность использовать ЭПД. Поэтому водителю лучше заранее получить данные или QR-код, необходимые для предъявления документа.
Как подготовить компанию к работе с ГИС ЭПД
Одного подключения к оператору недостаточно. До начала регулярного электронного документооборота полезно пройти весь процесс на конкретной перевозке: от создания первого документа до его подписания участниками и проверки статуса.
Если сотрудники раньше не работали с транспортным ЭДО, можно заказать консультацию по ГИС ЭПД. Специалист поможет разобрать порядок оформления документов, работу с электронной подписью и выполнить первый рабочий сценарий через сервис оператора.
Комментарий Максима Демеша, специалиста компании Мультикас:
«Основная сложность при переходе на ЭПД обычно связана не с самой передачей данных в государственную систему, а с распределением действий между сотрудниками. Лучше заранее определить, кто создает документ, кто подписывает каждый этап и что должен сделать водитель во время перевозки».
После настройки процесса компании остается закрепить порядок работы для сотрудников и проверить, что все участники перевозки понимают свои действия. Это снижает риск задержек из-за неподписанного документа или неправильно распределенных ролей.